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Assistant de Direction pour la Direction de l'Urbanisme (F/H)

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L’assistant de direction (F/H) participe à l’organisation de la vie du Directeur de l’Urbanisme, Il assure également le suivi de dossiers spécifiques, rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la direction, l’assistant de direction (F/H) collabore étroitement avec les collaborateurs de la DGA Aménagement du territoire, capable de s’adapter, et de prioriser les urgences.

Publié le

Mission principale du poste :
  • Coordination de la vie professionnelle du Directeur,
  •  Suivi des projets en cours et des activités de la Direction, en veillant à ce que les échéances soient respectées et en coordonnant les différentes parties prenantes,
  • Assurer le secrétariat de direction, en organisant les agendas, en assurant la planification, la priorisation des rendez-vous et les mises à jour, en assurant l’accueil physique et téléphonique,
  • Préparer les dossiers journaliers nécessaires à la tenue des réunions et des rendez-vous,
  • Organisation des réunions (réservation de salle, matériel, présence des participants, ordre du jour, compte-rendu),
  • Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, délibérations, conventions, tableaux Excel),
  • Instruction des dossiers et application des procédures,
  • Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique,
  • Assurer la fluidité de l’information en tant que garant de la bonne application des principes de fonctionnement de la collectivité, vérifier le respect de la charte graphique et orthographique des courriers dans les parapheurs,
  • Gestion du courrier de la Direction (traitement, diffusion et classement),
  • Gestion des fournitures de bureau, la gestion des déplacements professionnels et la préparation des ordres de missions et des notes de frais.
Profil :
  • Vous maitrisez des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, internet, intranet, et vous avez une connaissance d’autres applicatifs métiers (horoquartz, e-atal, airdelib…)
  • Vous êtes capable de hiérarchiser les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne du secrétariat de la Direction,
  • Vous possédez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales,
  • Vous êtes organisé, rigoureux, ayant le sens de l’accueil et de l’intérêt général,
  • Vous détenez un bon sens des relations interpersonnelles, capable de travailler en transversalité et en équipe, et faites preuve de discrétion professionnelle.
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau, horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations de la Direction,
  • Grande disponibilité,
  • Le nombre de RTT associé : 11 jours,
  • Le télétravail est envisageable selon les conditions fixées par la Direction.
Statut :

Fonctionnaire de catégorie C de la filière administrative,

Ouvert aux contractuels en CDD.

Conditions de rémunération :

Statutaire, RIFSEEP,
CNAS / COS / Restaurant d'entreprise/Mutuelle

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