Découvrez nos dernières offres d'emploi à pourvoir

Administratif / juridique / assistanat / RH / finances

Assistant administratif aux séniors (F/H)

Postuler avant le

Le service Séniors recrute son prochain collaborateur : Assistant administratif (F/H) dans le cadre d'un contrat permanent

Publié le

Dotez d’une grande rigueur organisationnelle et autonome dans la priorisation du quotidien, vous assurez et coordonnez les tâches administratives de l'ensemble du service ainsi que le suivi des dossiers dans le respect des procédures établies.


A ce titre, vous serez régulièrement en lien avec l’assistante de direction du CCAS pour la transmission des informations, la gestion des congés et tous les processus de travail nécessitant l’intervention du Pôle de Direction.


Votre aisance relationnelle vous permet d’être le relais du chef de service auprès de l’ensemble des interlocuteurs du service. Vous êtes également garant de la qualité rédactionnelle des documents sortants et des dossiers de l’ensemble du service ainsi que de la bonne saisie des données dans l’outils informatique.


Enfin vous êtes en capacité d’être réactive de vous adapter et ainsi de travailler en équipe et en transversalité lors des pics d’activité (évènements Seniors, plan canicule, plan grand froid) pour assurer le service public et la relation aux séniors.


Activités principales :

 

  •  Rédaction de courriers, courriels, relevés de décisions, comptes rendus, décisions, délibérations, conventions, notes, etc.
  •  Gérer et coordonner l'agenda du service (congés, absences, planning des évènements),
  •  Aider à la préparation de réunion,
  •  Veiller à la bonne mise en oeuvre des processus pour l’accueil du public (physique et téléphonique) et son organisation en travaillant en lien avec le pôle accueil du CCAS et l’assistante de direction.
  •  Administrer la gestion du courrier entrant et sortant,
  •  Valider les engagements, bons de commandes sur Astre et des demandes de travaux ATAL
  •  Classer et archiver les dossiers et documentations,
  •  Contribuer à la préparation du conseil d’administration et rédiger les projets de délibérations,
  •  Instruire au premier niveau les dossiers de subvention, les appels à projet et les marchés traités par le service.
  •  Mettre en oeuvre les bilans et tableaux de bord du service, suivi des statistiques,
  • Suivre la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier (millésime),
  •  Coordonner et participer aux grands évènements de la direction en lien avec le chargé d'animation (inscriptions, présence sur les évènements et sorties, plan canicule, plan bleu…),
  •  Faire preuve de polyvalence en fonction des besoins du service en participant à l’accueil du public,
  •  Contribuer à la bonne mise en oeuvre du projet de service.
Conditions de travail :
  •  Travail en bureau et sur écran régulier,
  •  Travail ponctuel en soirée et week-ends lors de grands évènements,
  •  Horaires fixes.
Statut :
  •  Fonctionnaire ou contractuel de catégorie C de la filière Administrative,
  •  Rémunération statutaire + IFSE,
  •  37h avec RTT,
  • CNAS/COS/Restaurant d'entreprise.

Contact